Document management

De krachtige oplossing voor het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen

Document management systemen (DMS) dienen voor het elektronisch archiveren en beheren van documenten en informatie. Ze bieden mogelijkheden tot een efficiënt beheer van, snelle toegang tot en betrouwbare controle van informatie, gedurende alle fases van de levenscyclus ervan.

Hierdoor is het mogelijk sneller, efficiënter, veiliger en goedkoper te werken.

Een DMS vormt het centrale kennisplatform waarop alle informatie (zowel op papier als digitaal) bijeen is gebracht, om zo nodig snel te kunnen worden opgevraagd.

De belangrijkste voordelen van een DMS zijn:

  • Documenten en informatie worden bijeengebracht in een elektronisch archief, waardoor informatie centraal en snel beschikbaar is.
  • Branchespecifiek kunnen verschillende soorten documenten (contracten, e-mails, facturen, etc.), in aparte elektronische dossiers worden samengevoegd. Zo kan snel, een duidelijk overzicht van alle informatie over specifieke taken, worden verkregen.
  • E-mails kunnen inclusief bijlagen aan specifieke bedrijfsprocessen worden gekoppeld en overeenkomstig de wettelijke voorschriften worden bewaard.
  • Met behulp van elektronische workflows kunnen afdelingsoverstijgende ondernemingsprocessen worden aangestuurd, zodat taken op tijd worden uitgevoerd.
  • Van afzonderlijke documenten wordt de wijzigingshistorie bijgehouden en bewaard waardoor betrouwbaarheid en transparantie zijn gewaarborgd, met name wanneer meer mensen met dezelfde documenten werken.
  • Alle belangrijke bedrijfsinformatie wordt conform de wettelijke voorschriften bewaard.
  • De DMS-software kan flexibel worden geïntegreerd in Microsoft Office-programma’s en een groot aantal andere bedrijfstoepassingen, waaronder ERP-, CRM-, CAD- en e-mailsystemen. Hierdoor ontstaat één centraal informatieplatform.

Welke DMS-oplossing is voor uw onderneming het best?

Elk bedrijf stelt weer zijn eigen specifieke eisen, om een optimaal rendement uit zijn DMS-systeem te halen. Wij hebben hiervoor een ruim aanbod aan aanvullende uitbreidingsmodules en -interfaces.

Wij vertellen u graag meer.

Wilt u weten welke meerwaarde een DMS voor jouw onderneming kan bieden? Maak dan een afspraak voor een presentatie bij u op het bedrijf.

De juiste afspraak maken

Wilt u ook de juiste machine op de juiste plek? Een persoonlijk advies over welke hard- en softwarematige oplossingen perfect bij uw organisatie passen? Vraag dan een offerte aan of bel voor een gratis kennismakingsgesprek.