Capture en Distribution

AutoStore

 

Minder papier, meer efficiency

De automatische manier om werkprocessen te verbeteren

Het feit is dat, hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten vaak worden aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Het kost veel tijd en geld om de documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogt terwijl de operationele kosten dalen. AutoStore, voor snel en efficiënt organiseren van uw documenten ontlast werknemers van vervelende administratieve taken, zodat zij de handen vrij hebben om te doen waar ze het best in zijn.

 

 

AutoStore Foundation

Basis werkprocessen

  • Scannen van documenten direct vanaf de multifunctional
  • Verwerk met behulp van geavanceerde componenten zoals OCR (volledig en zone)
  • OCR/Zone OCR
  • Conversie naar diverse bestandsformaten waaronder PDF (inclusief PDF beveiliging en MRC compressie), PDF/A en Office ondersteunende formaten
  • Opslag in e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
  • Volgen en kennisgevingen versturen

 

AutoStore Express

Standaard werkprocessen

  • Digitaal vastleggen vanuit multifunctional, folder, POP3-mailbox
  • OCR/Zone OCR, formaatconversie, herkenning van barcodes (1D, 2D)
  • Opslag in applicaties (SharePoint, Lotus Domino), scan to e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
  • Volgen en kennisgevingen versturen

 

AutoStore Workflow

Geavanceerde werkprocessen

Omvat alle functies van AutoStore Express plus het volgende:

  • Vastleggen vanuit elke bron (papier of elektronisch)
  • Geavanceerde documentverwerkingsopties
  • Opslaan in diverse groupware, secure FTP, fax en meer dan 30 Document management systemen
  • Aaanpassing aan persoonlijke wensen

 

AutoStore neemt uw werk uit handen
AutoStore verhoogt de efficiëntie voor alle afdelingen, bedrijven en organisaties waar papieren documenten onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces. Stroomlijn uw werkprocessen op de crediteuren en debiteuren administratie. Beveilig uw documentprocessen op de afdeling personeelszaken. Optimaliseer toegankelijkheid tot uw documenten in de gezondheidszorg. Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Kantoor Partner en AutoSore bespreken en verwerken graag uw specifieke document eisen.

 

AutoStore Data Flow:

 

Leg gegevens digitaal vast
Of we het nu hebben over een op de multifunctional gescand document of een ontvangen e-mail, de eerste stap is om het document digitaal vast te leggen. AutoStore kan omgaan met documenten die afkomstig zijn van vele bronnen, zoals multifunctionals, e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software legt, snel en gemakkelijk, vrijwel elke inhoud in elk formaat vast, indexeert de inhoud en verwerkt deze tot een breed scala aan formaten. En omdat geen specifieke kennis vereist is, kan AutoStore gemakkelijk door iedereen worden gebruikt.

Proces
AutoStore sorteert en verwerkt informatie volgens de eisen en processen binnen uw bedrijf. Met gebruik van optische karakterherkenning (OCR ) haalt AutoStore tekstgegevens uit papieren documenten. De software kan kop- en voetteksten lezen, evenals datums of btw-gegevens. Bovendien kan de software ook zo worden geprogrammeerd dat gehele facturen en andere bedrijfsformulieren worden herkend. Gegevens als onderdelennummers, beschrijvingen, prijzen en andere elementen worden snel en foutloos verwerkt. Al deze gegevens kunnen worden opgeslagen in elk gewenst standaardformaat, zoals MS Word en doorzoekbare Adobe PDF-bestanden en/of worden doorgestuurd naar de door u gebruikte bedrijfs- of document applicatie.

Route 
AutoStore verstuurt documenten automatisch naar uw bedrijfstoepassing, zodat documenten, indien nodig, snel en efficiënt kunnen worden teruggevonden. Door minder handmatige verwerking wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd en neemt als gevolg hiervan de productiviteit toe. AutoStore, eventueel aangevuld met Scanshare, is gemakkelijk te integreren in elk standaard systeem en werkt met nagenoeg alle bekende internationale en lokale bedrijfsapplicaties.

Uw voordelen in het kort:

  • Verbetert de kantoorproductiviteit door handmatige processen te reduceren en menselijke fouten tot een minimum te beperken
  • Vereenvoudig bedrijfsprocessen door uw documentstromen te automatiseren
  • Minimaliseert de operationele kosten door de kosten voor handmatige opslag en gegevensinvoer, etc. te reduceren
  • Zorgt voor wettelijke conformiteit op basis van een veilige, op regels gebaseerde documentenverwerking
  • Versnelt de administratieve werkprocessen door documenten automatisch naar de door u gewenste toepassing/werknemer te sturen

De juiste afspraak maken

Wilt u ook de juiste machine op de juiste plek? Een persoonlijk advies over welke hard- en softwarematige oplossingen perfect bij uw organisatie passen? Vraag dan een offerte aan of bel voor een gratis kennismakingsgesprek.

Facebook
Twitter
LinkedIn